Manual de Usuario - Gestión de Préstamos en Odoo

I. Introducción

El módulo de Gestión de Préstamos en Odoo está diseñado para simplificar y automatizar la administración de préstamos a empleados, ya sea en forma de adelantos salariales o préstamos más estructurados. Este manual te guiará paso a paso para utilizar el sistema de manera eficiente.

Este sistema permite a los empleados solicitar préstamos directamente, que luego pueden ser aprobados por los responsables de Recursos Humanos (RR.HH.) y Finanzas, garantizando así un proceso transparente y ordenado.

Funcionalidades Principales:

• Solicitudes simplificadas de préstamos por parte de los empleados.
• Flujo de aprobación multi-nivel para la validación de los préstamos.
• Desembolso y contabilización automáticos.
• Seguimiento automático de pagos de cuotas y su integración con la nómina.
• Posibilidad de solicitar aplazamientos de cuotas.

II. Configuración Inicial

1. Acceso a la Configuración de Préstamos

Para acceder a la configuración de préstamos, el usuario debe tener privilegios de Administrador de Sistema o roles con permisos similares que permitan la modificación de configuraciones globales. Si no cuentas con estos permisos, contacta al administrador de tu sistema para que te otorgue los derechos necesarios.

Pasos para acceder a la configuración:

1. Navegar a la Configuración:
   • Ve al menú superior y selecciona Ajustes > Empleados
   • Busca la sección de ajustes de Préstamos.

1. Parámetros principales:
   • Inicio de pago de cuotas después de : Periodo predeterminado para el inicio de los pagos (0= mes actual, 1= mes siguiente, -1= mes anterior)
   • Límite para la solicitud de un periodo de gracia : Plazo límite para que los empleados soliciten aplazamientos.
   • Permitir múltiples préstamos por empleado: Activa esta opción si quieres que los empleados puedan tener más de un préstamo activo.
   • Diario contable: Selecciona el diario donde se registrarán las transacciones de préstamos.
   • Control del límite de préstamo a descontar: Puedes activar esta opción si deseas establecer un límite máximo para el monto del préstamo que puede ser descontado del salario del empleado, basado en el porcentaje máximo permitido por la ley.
     • Define el porcentaje máximo que la ley autoriza como deducción del salario del empleado. Esto garantiza que los préstamos no superen el límite legal permitido.

Nota: Configura todos los parámetros de acuerdo con las políticas de tu empresa y asegúrate de verificar la legislación vigente para establecer correctamente el porcentaje máximo permitido por la ley.

2. Crear Tipos de Préstamos

1. Navega a Préstamos > Configuración > Tipos de préstamos.
2. Haz clic en Crear y completa los siguientes campos:
   • Nombre del préstamo: Por ejemplo, "Adelanto Salarial" o "Préstamo a Largo Plazo".
   • Importe mínimo y máximo: Define los límites de préstamo permitidos.
   • Plazo mínimo y máximo: Establece la cantidad de cuotas y el plazo del préstamo.
   • Documentos requeridos: Adjunta los documentos que los empleados deben presentar (como comprobantes de sueldo, identificación, etc.).
   • Cuentas contables: Configura las cuentas de débito y crédito para el registro contable.

Ejemplo: Si creas un "Adelanto Salarial", puedes establecer un límite del 50% del salario mensual y un plazo de reembolso de un solo pago en el siguiente ciclo de nómina. Recuerda también activar el "Control del límite de préstamo a descontar" si tu empresa sigue esta política.

3. Categorías de Solicitantes

1. Navega a Préstamos > Configuración > Categorias de solictantes.
2. Define categorías de solicitantes (por ejemplo, empleados temporales, empleados permanentes) para determinar qué tipos de préstamos pueden solicitar.

III. Solicitud de Préstamos por Parte de los Empleados

III.1. Acceso al Formulario de Solicitud

Los empleados pueden solicitar un préstamo desde el menú Prestamos > Tablero > Crear un nuevo Vale:

1. Completa los siguientes campos:
   • Empleado: Selecciona el nombre del empleado.
   • Tipo de préstamo: Elige entre las opciones configuradas previamente (Adelanto Salarial, Préstamo a Largo Plazo, etc.).
   • Importe solicitado: Especifica el monto que solicita el empleado.
   • Calendario de pagos: Define la cantidad de cuotas y la frecuencia de los pagos.
   • Fecha Primera Cuota: Este campo indica la fecha en la que se realizará el primer pago del préstamo.
     • Por defecto, el sistema establece esta fecha como la fecha de creación de la solicitud.
     • Ejemplo: Si creas una solicitud de préstamo el 1 de octubre, el sistema asignará automáticamente esta fecha como la primera cuota.
     • Sin embargo, puedes modificar esta fecha si el primer pago debe hacerse en una fecha posterior.
     • Ejemplo: Si el empleado prefiere que la primera cuota se pague el 1 de noviembre, puedes cambiar la Fecha Primera Cuota a esta nueva fecha. El sistema ajustará automáticamente el calendario de pagos a partir de esa fecha.

      2.  Motivo de la solicitud: indicarlo aqui 

      3. Documentos requeridos: Sube los documentos solicitados (si es necesario).

III.2. Envío y Aprobación de la Solicitud

1. Una vez que todos los campos estén completos, el empleado puede hacer clic en Enviar.
   • Esto cambia el estado de la solicitud a Esperando Aprobación.

III.3. Flujo de Aprobación Multi-nivel

El flujo de aprobación sigue los siguientes pasos:

1. Gerente de RR.HH.:
   • El gerente revisa la solicitud y hace clic en Aprobación del departamento para validar.
   • Si rechaza la solicitud, puede agregar un motivo en una ventana emergente.
2. Finanzas o Administrador:
   • Después de la aprobación del departamento, el director financiero puede hacer clic en Aprobado.
   • Si la solicitud es rechazada, también se puede registrar un motivo.

III.4. Desembolso del Préstamo

Una vez que la solicitud está aprobada, el departamento contable puede proceder al desembolso del préstamo.

1. Crear asiento contable: El botón de Desembolso genera un asiento contable que permite registrar la transacción de desembolso.
2. Editar asientos: Se puede editar el asiento antes de confirmarlo definitivamente.

Nota: El desembolso debe estar alineado con el ciclo de pagos del empleado para que se refleje correctamente en su nómina.

IV. Gestión de Pagos y Cuotas

iv.1. Seguimiento de Cuotas

Una vez que el préstamo es desembolsado, las cuotas se generan automáticamente y se enlazan con el módulo de nómina.

1. Haz clic en el botón inteligente Cuotas en el formulario del préstamo para ver el estado de cada una:
   • Pendiente de pago
   • Aplazada
   • Pagada

Tip: Utiliza los filtros para buscar rápidamente cuotas por estado (por ejemplo, para ver todas las cuotas pendientes de un empleado específico).

iv.2. Aplazamiento de Cuotas

Si un empleado necesita aplazar una cuota:

1. El empleado puede solicitar el aplazamiento accediendo a su perfil y seleccionando la cuota que desea aplazar.
2. Debe proporcionar un motivo y enviar la solicitud.
3. Solo el administrador puede aprobar o rechazar la solicitud de aplazamiento.

Nota: Los empleados generalmente no tienen acceso directo al sistema; por lo tanto, un usuario autorizado de RR.HH. puede registrar la solicitud de aplazamiento en nombre del empleado.

V. Cancelaciones

v.1. Cancelación de Préstamos en Estado "Aprobado"

pulsar en el botón CANCELAR. Una vez cancelado, el préstamo pasara al estado Cancelado.

Solo los usuarios con acceso al grupo Contabilidad (Préstamos) pueden cancelar un préstamo en estado "Aprobado".

v.2. Cancelación de préstamo en estado "HECHO"

el estado HECHO es el estado en el que todas las cuotas del prestamo han sido descontados en las nominas respectivas y contabilizados, y cerrados.  En estado “HECHO”, el sistema no admite la anulación de prestamo, pero tiene la opción de volver un paso atrás con el botón “RESTABLECER A APROBADO”. Esto puede ser útil en caso de anulación de una nomina que anteriormente ya fue validada y cerrada. Si el sistema mantiene el prestamo en estado HECHO, impidiendo asi el reproceso de la deducción automática en la nueva nomina que se va a generer, restablecer a Aprobado puede solucionar el problema.

Solo el grupo Contabilidad (Prestamo) accederá a este botón RESTABLECER A APROBADO.

v.3. Cancelación de cuotas

Puede suceder que un empleado deje la Compañía sin haber pagado todas las cuotas pendientes.

El administrador debe encontrar la manera de liquidar definitivamente la deuda, cancelando las cuotas pendientes, uno por uno, con un motivo requerido.

al pulsar en el buton Cancelar Cuota se abrira una nueva ventana donde se debe indicar el motivo

VI. Reportes y Análisis

Odoo ofrece varios reportes que te permiten analizar el estado de los préstamos:

1. Reporte de préstamos activos: Muestra todos los préstamos en curso con detalles como el empleado, monto, cuotas pendientes, y más.
2. Reporte de liquidaciones: Listado de préstamos que han sido liquidados.
3. Reporte de aplazamientos: Muestra las solicitudes de aplazamiento con su estado (aprobado, rechazado, pendiente).

Para mas informacion contacta support@isuite.cloud