Desde la factura del proveedor hasta el pago

Una vez hayas realizado el registro de las facturas de los proveedores en iSuite, puedes pagar el importe correcto con facilidad, precisando el momento correcto en función de las políticas de facturación de tu proveedor.

Isuite dispone de informes que te permiten identificar facturas vencidas pendientes de pago.

Si deseas controlar las facturas de proveedor recibidas, puedes usar la aplicación de Compra, la cual te permite controlarlas y completarlas automáticamente si provienen de un pedido de compra previo.

Registro de factura de proveedor

Cuando recibes una factura de proveedor, puedes registrarla desde Facturación / Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Facturas haciendo clic sobre el botón Crear o desde la tarjeta del diario Facturas de proveedores del Tablero de contabilidad, donde se encuentra el botón Cargar el cual te permite anexar un fichero a una nueva factura y el botón Crear manualmente que te permite crear una nueva factura.

 Ejemplo

Es posible crear una factura de proveedor desde el botón Cargar y desde el botón Crear manualmente.

Para registrar una nueva factura de proveedor, informa el proveedor, la referencia de la factura, agrega las líneas de producto, asegurándote de tener las cantidades de producto, impuestos y precios correctos.

Para registrar una nueva factura de proveedor, informa el proveedor, la referencia de la factura, agrega las líneas de producto, asegurándote de tener las cantidades de producto, impuestos y precios correctos.

 Nota

Es posible que debas configurar los precios de tus productos sin impuestos debido a que iSuite calculará los impuestos por ti, una vez introducidos los importes.

 Ejemplo

En el siguiente ejemplo, se crea una factura al proveedor International Wood por la compra de dos productos.

Confirmar la factura de proveedor

Una vez confirmada la factura de proveedor, se generará un asiento de diario que puede variar en función del paquete contable que estes usando (depende del país).

Para la mayoría de países, el asiento de diario usará las siguientes cuentas:

• Cuentas por pagar: se definen en el formulario del proveedor

• Impuestos: se definen en los productos y en las líneas de la factura

• Gastos: se definen en la línea del artículo del producto adquirido

Puedes consultar los apuntes contables generados por la factura, sobre la pestaña Apuntes contables.

 Ejemplo

Siguiendo el ejemplo anterior, se generan los siguientes apuntes:

Pagar una factura de proveedor

Para crear directamente un pago de una factura de proveedor publicada, puedes hacer clic sobre el botón Registrar pago sobre la parte superior del formulario.

Sobre el formulario de registro de pago, selecciona el método de pago y el importe que deseas pagar.

De forma predeterminada, se propone realizar el pago sobre la totalidad del importe restante. Sobre el campo Nota, es recomendable informar el número de la factura de proveedor para que sirva de referencia.

 Ejemplo

Siguiendo el ejemplo anterior, se procede a realizar el pago:

Puedes registrar un pago a un proveedor directamente sin aplicarlo a una factura de proveedor. Para ello, navega a Facturación / Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Pagos. Podrás conciliar este pago directamente desde la factura de proveedor.

Seguimiento de pagos

Para obtener una lista de facturas de proveedor pendientes de pago y sus respectivas fechas de vencimiento, puedes usar el informe Lista de deudas. Para ello, accede a Facturación / Contabilidad ‣ Contabilidad ‣ Lista de deudas y filtra por Pagos.

 Ejemplo

Recuerda usar el filtro pagos para obtener las facturas de proveeedor.

Características principales

Contabilidad de doble entrada

El sistema de doble entrada es el método o sistema de registro de las operaciones contables más usado en la contabilidad. La anotación que involucra las dos partidas (debe y haber) se denomina asiento contable.

Este sistema se asemeja a una balanza en equilibrio, ya que, dentro de un asiento contable, la suma de los conceptos del debe y del haber siempre tienen que ser iguales.

En iSuite, cada vez que se realiza una transacción contable como facturas a clientes y proveedores, gastos, movimientos de inventario, ventas en el TPV, ect… se generan automáticamente los respectivos asientos contables.

iSuite utiliza el sistema de doble entrada permitiendo balancear los asientos del diario de forma automática (Suma del debe = Suma del haber).

Gestión de devengos y base de efectivo

El devengo es el principio por el cual todo ingreso o gasto nace en la etapa de compromiso, considerándose en este momento ya como incremento o decremento patrimonial a efectos contables y económicos. Es un derecho ganado que todavía no ha sido cobrado o una obligación contraída que todavía no ha sido pagada.

La base de efectivo se obtiene sobre los devengos cobrados o pagados.

Desde iSuite puedes realizar informes de los devengos y de la base de efectivo, permitiéndote estar informado de los ingresos y gastos cuando se registran las transacciones (base de devengo) y cuando se realizan los cobros o pagos (base de efectivo).

Multiempresa

iSuite te permite administrar varias empresas, incorporando cada una de ellas su propio plan contable. Puedes obtener informes financieros de cada una de las empresas, siguiendo las reglas de consolidación propias.

Un usuario puede acceder a varias empresas, si así se ha configurado, pero no es posible trabajar en varias empresas en el mismo momento.

Multidivisa

En iSuite, cada transacción se realiza con la divisa (moneda) predeterminada de la empresa. Cuando se realizan transacciones en otra divisa, se realizan los cambios necesarios entre la moneda recibida y la moneda predeterminada. Estos cambios pueden generar ganancias y perdidas de divisa después de realizar la conciliación de los apuntes del diario contable.

Cumplimiento de estándares internacionales

La contabilidad de iSuite implementa estándares de contabilidad comunes en múltiples países.

Al instalar iSuite por primera vez y seleccionar tu país, se instalan módulos específicos para las características contables de tu país, como el plan de cuentas, los impuestos o las interfaces bancarias.

Cuentas pendientes de cobro y cuentas pendientes de pago

De forma predeterminada, iSuite utiliza una sola cuenta para todos los asientos de las cuentas por cobrar y una sola cuenta para todos los asientos de las cuentas por pagar.

Es posible crear cuentas separadas por clientes y por proveedores, pero no requerido.

Las transacciones se asocian a clientes y proveedores pudiendo realizar informes de análisis por cliente y/o proveedor como, por ejemplo:

• Ingresos por clientes

• Cuentas pendientes de pago

• Cuentas pendientes de cobro

• …

Informes financieros

iSuite permite crear informes financieros en tiempo real. Se incluyen informes de contabilidad básica hasta informes de gestión avanzada como, por ejemplo:

• Informes de rendimiento (pérdidas o ganancias, varianza de presupuesto)

• Informes de posición (balance general, cuentas por pagar y cuentas pasadas por cobrar)

• Informes de efectivo (resumen bancario)

• Informes de detalle (balance de comprobación y el libro mayor)

• Informes de gestión (presupuestos y resumen ejecutivo)

Importar los extractos bancarios

La conciliación bancaria es un proceso que empareja las líneas de los extractos proporcionados por el banco con tus operaciones contables en el libro mayor.

iSuite facilita la conciliación bancaria al permitirte importar manualmente las líneas de los extractos de tu banco.

También es posible sincronizar los datos de tu banco, mediante Ponto (proveedor externo que requiere costes adicionales). Esto significa que puedes tener una vista diaria de tu flujo de efectivo sin tener que acceder a tu banca en línea ni tener que realizar importaciones manuales.

iSuite acelera la conciliación bancaria al emparejar la mayoría de tus líneas de los extractos bancarios importados con tus transacciones contables. iSuite también recuerda cómo se han tratado otras líneas de extractos y proporciona sugerencia de transacciones del libro mayor.

Valoración de inventario

iSuite permite realizar valoraciones de inventario periódicas (manuales) como perpetuas (automatizadas). Los métodos disponibles son:

• precio estándar

• precio medio

• FIFO

Cuadro contable de referencia

El informe de pérdidas y ganancias (P&G) muestra el desempeño de la empresa durante un período específico (generalmente el año en curso).

• La ganancia bruta es igual a los ingresos de las ventas menos el coste de los bienes vendidos.

• Los gastos operativos (OPEX) incluyen la administración, las ventas y los salarios de I + D, así como el alquiler y los servicios públicos, los costes varios, los seguros, … cualquier cosa más allá de los costes de los productos vendidos.

El balance general es una instantánea de las finanzas de la empresa en una fecha específica (a diferencia de la ganancia y pérdida, que es un análisis durante un período)

• Los activos representan la riqueza de la empresa, las cosas que posee. Los activos fijos incluyen edificios y oficinas, los activos corrientes incluyen cuentas bancarias y efectivo. Un cliente que debe dinero es un activo. Un empleado no es un activo.

• Los pasivos son obligaciones de eventos pasados que la empresa tendrá que pagar en el futuro (facturas de servicios públicos, deudas, proveedores impagos).

• El capital es el importe de los fondos aportados por los propietarios (fundadores o accionistas) más las ganancias (o pérdidas) previamente retenidas.

Cada año, las ganancias netas (o pérdidas) se reportan a las ganancias retenidas.

Lo que es propiedad (un activo) se ha financiado a través de deudas para reembolsar (pasivos) o capital (ganancias, capital). Se hace una diferencia entre la compra de un activo (por ejemplo, un edificio) y los gastos (por ejemplo, combustible). Los activos tienen un valor intrínseco a lo largo del tiempo, frente a los gastos que tienen valor en que se consumen para que la empresa funcione.

Plan de cuentas

El plan de cuentas enumera todas las cuentas, ya sean cuentas de balance o cuentas de pérdidas y ganancias. Cada transacción financiera (por ejemplo, un pago, una factura) afecta a las cuentas al mover el valor de una cuenta (crédito) a otra cuenta (débito).

Entradas del diario

Todos los documentos financieros de la empresa (por ejemplo, una factura, un extracto bancario, un recibo de pago, un contrato de aumento de capital) se registra como una entrada en el diario, lo que afecta a varias cuentas.

Para que una entrada de diario sea equilibrada, la suma de todos sus débitos debe ser igual a la suma de todos sus créditos.

Conciliación

La conciliación es el proceso de vincular elementos del diario de una cuenta específica, haciendo coincidir créditos y débitos.

Su propósito principal es vincular los pagos a sus facturas relacionadas para marcar las facturas que se pagan y borrar el estado de cuenta del cliente. Esto se consigue haciendo una conciliación en la cuenta de Cuentas por Cobrar.

Una factura se marca como pagada cuando sus elementos del diario de cuentas por cobrar se concilian con los elementos del diario de pagos relacionados.

La conciliación se realiza automáticamente por el sistema cuando:

• El pago se registra directamente en la factura

• Los vínculos entre los pagos y las facturas se detectan en el proceso de emparejamiento bancario

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es la coincidencia de las líneas de extracto bancario (proporcionadas por tu banco) con las transacciones registradas internamente (pagos a proveedores o de clientes).

Cada línea en un extracto bancario, puede ser:

• Emparejado con un pago previamente registrado: Un pago se registra cuando se recibe un cheque de un cliente, y luego se iguala al verificar el extracto bancario

• Registrado como nuevo pago: La entrada del diario del pago se crea y se concilia con la factura relacionada al procesar el extracto bancario

• Registrado como otra transacción: transferencia bancaria, cargo directo, etc.

Cuando finalices el proceso de conciliación bancaria, el saldo de la cuenta bancaria en Daeris debe coincidir con el saldo del extracto bancario.

Desde la factura de cliente hasta el cobro

iSuite es compatible con múltiples flujos de trabajo de facturación y pago. Puedes usar aquellos que se adecuen a tus necesidades de negocio.

Si quieres aceptar un solo pago para una sola factura, o procesar un pago que abarca múltiples facturas y efectuar descuentos por pronto pago, puedes hacerlo con eficacia y precisión.

Creación de facturas

Los borradores de factura se pueden generar de forma manual, desde otros documentos como pedidos de venta, pedidos de compra, etc. Aunque puedes crear un borrador de factura directamente si así lo deseas.

Se debe proporcionar al cliente, una factura con la información necesaria para que ellos puedan pagar por los bienes y servicios solicitados y entregados. También debes incluir otra información necesaria para pagar la factura en tiempo y forma.

Borrador de factura

iSuite genera facturas que inicialmente se establecen en estado borrador. Mientras estas facturas permanezcan sin validar, no tienen impacto contable dentro del sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear sus propios borradores de factura.

 Ejemplo

Creemos una factura de cliente con la siguiente información:

• Cliente: Deco Addict

• Producto: Armario con Puertas

• Cantidad: 1

• Precio unitario: 1000

• Impuestos: impuesto del 21%

El documento se compone de tres partes:

• La parte superior de la factura, con la información del cliente,

• El cuerpo principal de la factura, con líneas de factura detalladas,

• La parte inferior de la página, con detalles acerca de los impuestos, y los totales.

Facturas proforma (abiertas)

Una factura, normalmente incluye la cantidad y el precio de los bienes y/o servicios, la fecha y las partes involucradas, el número único de factura y la información relacionada con los impuestos.

Confirma la factura mediante el botón Confirmar cuando estés listo para publicarla. Esta acción cambia el estado de la factura de Borrador al estado Publicado.

Cuando Confirmas una factura, Daeris le incorpora un número único de una secuencia definida. Este número no es modificable.

Además,se generarán de forma automática los apuntes contables correspondientes. Un asiento de diario típico generado de una factura autorizada se verá del siguiente modo:

 Ejemplo

Continuando con el ejemplo, hemos confirmado una factura en estado borrador.

Los apuntes contables que corresponden a esta factura se generan automáticamente al confirmarla, y se visualizan sobre la pestaña Otra información.

Enviar la factura al cliente

Después de confirmar la factura del cliente, puede enviársela directamente mediante el botón Enviar e imprimir.

Mediante esta acción, se muestra un formulario el cual permite imprimir factura como PDF, enviar por correo electrónico o realizar ambas acciones.

Además, en el caso de enviar por correo electrónico, permite seleccionar los destinatarios, editar el asunto y cuerpo del mensaje, anexar ficheros adjuntos (además de la propia factura) y usar plantillas de correo para agilizar la redacción del correo.

 Ejemplo

Continuando con el ejemplo, procedemos a enviar la factura al cliente directamente mediante el botón Enviar e imprimir.

Recibir un pago parcial a través de un extracto de cuenta bancario

En Daeris puedes crear extractos de cuenta bancaria de forma manual, o puedes importarlos desde un archivo (XLSX o formatos predefinidos de acuerdo a la localización de tu contabilidad).

 Ejemplo

Continuando con el ejemplo, desde el tablero de Contabilidad, creamos un extracto de cuenta bancario con el diario relacionado e ingresamos un importe de 100€.

Conciliar extracto bancario

Una vez creadas las líneas de extracto bancario, o importados los extractos correspondientes es posible realizar el proceso de conciliación, mediante el cual se emparejan los apuntes.

 Ejemplo

Siguiendo el ejemplo anterior, procedemos a conciliar el apunte creado sobre su factura.

Como el importe recibido es inferior al importe total, corregimos el saldo y lo validamos.

Después de haber conciliado los apuntes, la factura queda pagada parcialmente. Bajo la factura aparece el importe ya pagado y el importe pendiente de pago.

Seguimiento de pagos

Puedes realizar el segumiento de tus facturas vencidas pendientes de pago y emitir una comunicación al cliente a modo de recordatorio.

Para iniciar el aistente de recordatorios de facturas vencidas haz clic sobre Contabilidad / Facturación ‣ Clientes ‣ Recordatorios de facturas vencidas.

 Ver también

• Seguimiento de facturas

También puedes realizar seguimiento de tus facturas, planificando una actividad a realizar el día de vencimiento de la factura. De esta manera es posible verificar que tus facturas han sido pagadas.

También puedes identificar aquellos clientes que tienen deudas por saldar. Para ello, navega a Facturación / Contabilidad ‣ Contabilidad ‣ Lista de deudas. Sobre el listado se muestran todas las facturas que tienen pagos pendientes.

 Ejemplo

Siguiendo el ejemplo anterior, se creó una actividad de seguimiento sobre la factura planificada el dia de su vencimiento.

Sobre la lista de deudas, aparece la factura que tiene un importe pendiente por pagar.