L'application Paramètres est le centre de contrôle d'iSuite. C'est ici que l'on règle toutes les options qui modifient le fonctionnement d'une application pour toute l'entreprise.

Ouvrir les paramètres

1. Depuis le menu principal, ouvrez Paramètres.
2. La colonne de gauche liste toutes les applications installées. Cliquez sur une application pour accéder à ses options.
3. Après une modification, cliquez sur Enregistrer en haut de la page. Rien n'est appliqué tant que vous n'avez pas enregistré.

Ajouter une langue

1. Allez dans Paramètres ‣ Paramètres généraux ‣ Langues et cliquez sur Ajouter des langues.
2. Choisissez la langue (par exemple Espagnol ou Anglais) et cliquez sur Ajouter.
3. Chaque utilisateur peut ensuite choisir sa langue dans Mes préférences (cliquez sur votre avatar, en haut à droite).

Activer le mode développeur

Le mode développeur affiche les menus techniques et le nom des champs. Ne l'utilisez qu'en cas de besoin.

1. Dans Paramètres, descendez en bas de la page et cliquez sur Activer le mode développeur.
2. Pour le quitter, cliquez sur l'icône d'insecte dans la barre du haut et choisissez Désactiver.

iSuite peut gérer plusieurs sociétés dans une seule base de données. Chaque société conserve son adresse, sa devise, ses taxes et sa comptabilité, tout en partageant contacts et produits si vous le souhaitez.

Modifier les informations de votre société

1. Allez dans Paramètres ‣ Paramètres généraux ‣ Sociétés et cliquez sur Mettre à jour les informations.
2. Renseignez la raison sociale, l'adresse, le numéro fiscal, le téléphone, l'e-mail et le logo. Ces informations apparaissent sur les devis, factures et autres documents imprimés.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une autre société

1. Allez dans Paramètres ‣ Paramètres généraux ‣ Sociétés ‣ Gérer les sociétés et cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le nom, la devise et l'adresse de la société, puis enregistrez.
3. Ouvrez chaque utilisateur qui doit travailler dans la nouvelle société et ajoutez-la dans le champ Sociétés autorisées.

Passer d'une société à l'autre

Lorsqu'un utilisateur a accès à plusieurs sociétés, un sélecteur de société apparaît en haut à droite de l'écran. Cochez une ou plusieurs sociétés pour afficher leurs données.

Chaque personne qui se connecte a besoin d'un compte utilisateur. Ce compte détermine les applications qu'elle peut ouvrir et ce qu'elle a le droit d'y faire.

Créer un utilisateur

1. Allez dans Paramètres ‣ Utilisateurs et sociétés ‣ Utilisateurs et cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le nom et l'adresse e-mail de la personne. L'e-mail sert aussi d'identifiant.
3. Enregistrez. iSuite envoie un e-mail d'invitation pour que la personne choisisse son mot de passe.

Définir les droits d'accès

Sur la fiche utilisateur, l'onglet Droits d'accès liste chaque application avec un niveau, par exemple :

• Utilisateur : peut créer et traiter ses propres enregistrements.
• Administrateur : voit tout dans l'application et peut modifier ses paramètres.

Laissez une application vide si la personne ne doit pas la voir du tout.

Types d'utilisateurs

• Utilisateur interne : un employé qui travaille dans le back-office. Les utilisateurs internes sont comptés dans votre abonnement.
• Utilisateur portail : un client ou un fournisseur qui ne voit que ses propres documents (devis, factures, tickets) via le portail du site web.

Désactiver un utilisateur

Quand une personne quitte l'entreprise, ouvrez sa fiche, cliquez sur l'icône d'engrenage (Actions) et choisissez Archiver. Son historique est conservé, mais elle ne peut plus se connecter.

Les produits sont partagés par les Ventes, les Achats, l'Inventaire et la Comptabilité. Bien les configurer une fois fait gagner du temps partout ailleurs.

Créer un produit

1. Ouvrez Ventes ‣ Produits ‣ Produits (ou le même menu dans Inventaire ou Achats) et cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le nom du produit et choisissez le Type de produit :
   • Biens : un article physique. Cochez Suivre l'inventaire pour suivre son stock.
   • Service : du travail ou du temps, non stocké.
   • Combo : un lot de plusieurs produits vendus ensemble.
3. Renseignez le Prix de vente, le Coût et les Taxes à la vente.
4. Ajoutez une photo et une référence interne (SKU) si vous les utilisez. Enregistrez.

Unités de mesure

Activez Inventaire ‣ Paramètres ‣ Unités de mesure pour, par exemple, vendre à la pièce mais acheter au carton. Chaque produit a alors une unité de vente et une unité d'achat.

Variantes de produit

Pour les produits qui existent en plusieurs tailles ou couleurs, activez Ventes ‣ Paramètres ‣ Variantes. Ensuite, sur le produit, ouvrez l'onglet Attributs et variantes et ajoutez les attributs (par exemple Taille : S, M, L). iSuite crée une variante pour chaque combinaison.

Vous pouvez faire entrer et sortir des données d'iSuite avec des fichiers tableur (.xlsx ou .csv). C'est la méthode la plus rapide pour charger des contacts, des produits ou des soldes d'ouverture.

Exporter des enregistrements

1. Ouvrez une vue liste, par exemple Contacts en mode liste.
2. Cochez les enregistrements à exporter (cochez la case du haut pour tout sélectionner).
3. Cliquez sur Actions ‣ Exporter, choisissez les champs utiles et cliquez sur Exporter.

Importer des enregistrements

1. Ouvrez la vue liste des enregistrements à charger.
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté du titre de la page et choisissez Importer des enregistrements.
3. Cliquez sur Télécharger le modèle si vous avez besoin d'un fichier d'exemple, remplissez-le, puis cliquez sur Charger un fichier.
4. Vérifiez que chaque colonne de votre fichier correspond au bon champ iSuite.
5. Cliquez d'abord sur Tester. S'il n'y a pas d'erreur, cliquez sur Importer.

Mettre à jour des enregistrements existants

Exportez les enregistrements avec la colonne ID, modifiez les valeurs dans le fichier, puis réimportez-le. iSuite utilise l'ID pour mettre à jour les enregistrements existants au lieu de créer des doublons.

Chaque vue liste et kanban possède la même barre de recherche. L'apprendre une fois rend toutes les applications plus rapides à utiliser.

Rechercher

Tapez un mot dans la barre de recherche. Un petit menu propose où chercher (par exemple Rechercher Client pour : …). Appuyez sur Entrée ou cliquez sur la ligne voulue.

Filtrer

Cliquez sur la flèche à droite de la barre de recherche pour ouvrir le panneau :

• Filtres : des filtres prêts à l'emploi comme Mes devis ou En retard. Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un filtre personnalisé pour créer votre propre règle.
• Regrouper par : regroupez les enregistrements, par exemple par vendeur ou par mois.

Plusieurs filtres et regroupements peuvent être combinés.

Enregistrer une recherche en favori

1. Préparez la recherche, les filtres et le regroupement souhaités.
2. Dans le même panneau, sous Favoris, cliquez sur Enregistrer la recherche actuelle.
3. Donnez-lui un nom. Cochez Filtre par défaut pour ouvrir la vue avec ce filtre à chaque fois, ou Partagé pour le rendre disponible aux autres utilisateurs.

Le chatter est la zone à droite (ou en bas) de la plupart des fiches. Il conserve tout l'historique de l'enregistrement : messages, notes, modifications et tâches planifiées.

Envoyer un message ou enregistrer une note

• Envoyer un message : le texte est envoyé par e-mail à tous les abonnés de la fiche, y compris le client s'il en fait partie.
• Enregistrer une note : usage interne uniquement. Les clients ne la voient jamais. Tapez @ suivi d'un nom pour prévenir un collègue.

Abonnés

Cliquez sur l'icône de personnes pour voir qui suit la fiche et ajouter ou retirer des abonnés. Les abonnés reçoivent les messages et mises à jour publiés sur la fiche.

Planifier une activité

1. Cliquez sur Activités dans le chatter.
2. Choisissez un type (appel, e-mail, réunion, à faire), une date d'échéance et la personne responsable.
3. Cliquez sur Planifier. L'activité apparaît sur la fiche et dans l'icône d'horloge de la barre du haut.

Une fois la tâche terminée, cliquez sur Marquer comme fait et ajoutez un court commentaire.