La aplicación Ajustes es el centro de control de iSuite. Aquí se configuran todas las opciones que cambian el funcionamiento de una aplicación para toda la empresa.

Abrir los ajustes

1. Desde el menú principal, abra Ajustes.
2. La columna de la izquierda muestra todas las aplicaciones instaladas. Haga clic en una aplicación para ir a sus opciones.
3. Después de un cambio, haga clic en Guardar en la parte superior de la página. Nada se aplica hasta que guarde.

Agregar un idioma

1. Vaya a Ajustes ‣ Ajustes generales ‣ Idiomas y haga clic en Agregar idiomas.
2. Elija el idioma (por ejemplo Francés o Inglés) y haga clic en Agregar.
3. Cada usuario puede elegir su propio idioma en Mis preferencias (haga clic en su avatar, arriba a la derecha).

Activar el modo de desarrollador

El modo de desarrollador muestra los menús técnicos y el nombre de los campos. Úselo solo cuando lo necesite.

1. En Ajustes, baje hasta el final de la página y haga clic en Activar el modo de desarrollador.
2. Para salir, haga clic en el icono del insecto en la barra superior y elija Desactivar.

iSuite puede gestionar varias empresas en una sola base de datos. Cada empresa conserva su dirección, moneda, impuestos y contabilidad, y puede compartir contactos y productos si lo desea.

Editar los datos de su empresa

1. Vaya a Ajustes ‣ Ajustes generales ‣ Empresas y haga clic en Actualizar información.
2. Complete la razón social, la dirección, el número fiscal, el teléfono, el correo electrónico y el logotipo. Estos datos aparecen en cotizaciones, facturas y otros documentos impresos.
3. Haga clic en Guardar.

Agregar otra empresa

1. Vaya a Ajustes ‣ Ajustes generales ‣ Empresas ‣ Gestionar empresas y haga clic en Nuevo.
2. Introduzca el nombre, la moneda y la dirección de la empresa y guarde.
3. Abra cada usuario que deba trabajar en la nueva empresa y añádala en el campo Empresas permitidas.

Cambiar de empresa

Cuando un usuario tiene acceso a varias empresas, aparece un selector de empresa arriba a la derecha de la pantalla. Marque una o varias empresas para ver sus datos.

Cada persona que inicia sesión necesita una cuenta de usuario. La cuenta decide qué aplicaciones puede abrir y qué puede hacer en ellas.

Crear un usuario

1. Vaya a Ajustes ‣ Usuarios y empresas ‣ Usuarios y haga clic en Nuevo.
2. Introduzca el nombre y el correo electrónico de la persona. El correo también es su usuario de acceso.
3. Guarde. iSuite envía un correo de invitación para que la persona elija su contraseña.

Definir los permisos de acceso

En la ficha del usuario, la pestaña Permisos de acceso muestra cada aplicación con un nivel, por ejemplo:

• Usuario: puede crear y trabajar en sus propios registros.
• Administrador: ve todo en la aplicación y puede cambiar sus ajustes.

Deje una aplicación vacía si la persona no debe verla en absoluto.

Tipos de usuario

• Usuario interno: un empleado que trabaja en la administración. Los usuarios internos cuentan para su suscripción.
• Usuario del portal: un cliente o proveedor que solo ve sus propios documentos (cotizaciones, facturas, tickets) a través del portal del sitio web.

Desactivar un usuario

Cuando alguien deja la empresa, abra su ficha, haga clic en el icono de engranaje (Acciones) y elija Archivar. Su historial se conserva, pero ya no puede iniciar sesión.

Los productos son compartidos por Ventas, Compra, Inventario y Contabilidad. Configurarlos bien una vez ahorra tiempo en todas partes.

Crear un producto

1. Abra Ventas ‣ Productos ‣ Productos (o el mismo menú en Inventario o Compra) y haga clic en Nuevo.
2. Introduzca el nombre del producto y elija el Tipo de producto:
   • Bienes: un artículo físico. Marque Rastrear inventario para seguir su stock.
   • Servicio: trabajo o tiempo que no se almacena.
   • Combo: un paquete de varios productos que se venden juntos.
3. Complete el Precio de venta, el Costo y los Impuestos de cliente.
4. Añada una imagen y una referencia interna (SKU) si las usa. Guarde.

Unidades de medida

Active Inventario ‣ Ajustes ‣ Unidades de medida para, por ejemplo, vender por unidad pero comprar por caja. Cada producto tendrá entonces una unidad de venta y una unidad de compra.

Variantes de producto

Para productos que existen en varias tallas o colores, active Ventas ‣ Ajustes ‣ Variantes. Después, en el producto, abra la pestaña Atributos y variantes y añada los atributos (por ejemplo Talla: S, M, L). iSuite crea una variante para cada combinación.

Puede introducir y sacar datos de iSuite con archivos de hoja de cálculo (.xlsx o .csv). Es la forma más rápida de cargar contactos, productos o saldos iniciales.

Exportar registros

1. Abra una vista de lista, por ejemplo Contactos en modo lista.
2. Marque los registros que quiere exportar (marque la casilla superior para seleccionar todos).
3. Haga clic en Acciones ‣ Exportar, elija los campos necesarios y haga clic en Exportar.

Importar registros

1. Abra la vista de lista de los registros que quiere cargar.
2. Haga clic en el icono de engranaje junto al título de la página y elija Importar registros.
3. Haga clic en Descargar plantilla si necesita un archivo de ejemplo, complételo y luego haga clic en Subir archivo.
4. Compruebe que cada columna de su archivo corresponde al campo correcto de iSuite.
5. Haga clic primero en Probar. Si no aparecen errores, haga clic en Importar.

Actualizar registros existentes

Exporte los registros incluyendo la columna ID, cambie los valores en el archivo y vuelva a importarlo. iSuite usa el ID para actualizar los registros existentes en lugar de crear duplicados.

Todas las vistas de lista y kanban tienen la misma barra de búsqueda. Aprenderla una vez hace más rápido el uso de todas las aplicaciones.

Buscar

Escriba una palabra en la barra de búsqueda. Un pequeño menú propone dónde buscar (por ejemplo Buscar Cliente: …). Pulse Intro o haga clic en la línea deseada.

Filtrar

Haga clic en la flecha a la derecha de la barra de búsqueda para abrir el panel:

• Filtros: filtros predefinidos como Mis cotizaciones o Atrasados. También puede hacer clic en Agregar filtro personalizado para crear su propia regla.
• Agrupar por: agrupe los registros, por ejemplo por vendedor o por mes.

Se pueden combinar varios filtros y agrupaciones.

Guardar una búsqueda como favorita

1. Prepare la búsqueda, los filtros y la agrupación que necesita.
2. En el mismo panel, en Favoritos, haga clic en Guardar búsqueda actual.
3. Póngale un nombre. Marque Filtro predeterminado para abrir siempre la vista con él, o Compartido para que otros usuarios también lo puedan usar.

El chatter es la zona a la derecha (o abajo) de la mayoría de las fichas. Guarda todo el historial del registro: mensajes, notas, cambios y tareas programadas.

Enviar un mensaje o registrar una nota

• Enviar mensaje: el texto se envía por correo a todos los seguidores de la ficha, incluido el cliente si la sigue.
• Registrar nota: solo uso interno. Los clientes nunca la ven. Escriba @ seguido de un nombre para avisar a un compañero.

Seguidores

Haga clic en el icono de personas para ver quién sigue la ficha y añadir o quitar seguidores. Los seguidores reciben los mensajes y novedades publicados en la ficha.

Programar una actividad

1. Haga clic en Actividades en el chatter.
2. Elija un tipo (llamada, correo, reunión, por hacer), una fecha límite y la persona responsable.
3. Haga clic en Programar. La actividad aparece en la ficha y en el icono del reloj de la barra superior.

Cuando termine la tarea, haga clic en Marcar como hecho y añada un breve comentario.