Avant d'envoyer votre première facture, prenez quelques minutes pour bien configurer la comptabilité.

Choisir la localisation fiscale

1. Allez dans Comptabilité ‣ Paramètres ‣ Localisation fiscale.
2. Sélectionnez le module de votre pays. Il installe le plan comptable, les taxes et les rapports légaux utilisés dans ce pays.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Plan comptable

Ouvrez Comptabilité ‣ Configuration ‣ Plan comptable pour voir tous les comptes. Vous pouvez ajouter un compte avec Nouveau, mais évitez de supprimer des comptes déjà utilisés.

Taxes

Ouvrez Comptabilité ‣ Configuration ‣ Taxes pour vérifier les taux. Chaque taxe indique si elle s'applique aux ventes, aux achats ou aux deux, et sur quel compte elle est comptabilisée.

Journaux et comptes bancaires

• Les journaux (ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses) regroupent vos écritures. Consultez-les dans Configuration ‣ Journaux.
• Pour ajouter un compte bancaire, allez dans Configuration ‣ Comptes bancaires ou cliquez sur Ajouter un compte bancaire dans le tableau de bord Comptabilité.

Exercice fiscal et soldes d'ouverture

Définissez la date de clôture de l'exercice dans Comptabilité ‣ Paramètres ‣ Périodes fiscales. Enregistrez les soldes d'ouverture par une écriture d'opérations diverses datée du premier jour de l'exercice.

Les factures peuvent être créées depuis un bon de commande ou directement dans la Comptabilité.

Créer une facture

1. Allez dans Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures et cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez le client, la date de facture et les Conditions de paiement (par exemple 30 jours).
3. Ajoutez les lignes de facture : produit, quantité, prix et taxe.
4. Cliquez sur Confirmer. La facture reçoit son numéro officiel et ne peut plus être modifiée.

Envoyer la facture

Cliquez sur Envoyer et imprimer. Vous pouvez envoyer le PDF au client par e-mail, le télécharger, ou les deux. Le client peut aussi la consulter et la payer depuis le portail.

Enregistrer un paiement

1. Quand le client paie, ouvrez la facture et cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. Choisissez le journal (banque ou caisse), le montant et la date.
3. Cliquez sur Créer un paiement. La facture passe à En paiement, puis à Payé une fois la ligne bancaire rapprochée.

Avoirs

Pour annuler tout ou partie d'une facture confirmée, ouvrez-la et cliquez sur Avoir. Indiquez un motif et confirmez. Ne supprimez jamais une facture confirmée.

Relancer les factures impayées

Utilisez Comptabilité ‣ Clients ‣ Rapports de suivi (ou le rapport Balance âgée des clients) pour voir qui doit de l'argent et envoyer des relances.

Enregistrer les factures fournisseurs et les rapprocher de vos relevés bancaires garde votre comptabilité exacte.

Enregistrer une facture fournisseur

1. Allez dans Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures.
2. Cliquez sur Charger pour importer le PDF du fournisseur, ou sur Nouveau pour saisir la facture à la main.
3. Vérifiez le fournisseur, la date, la référence de facture, les lignes et les taxes.
4. Cliquez sur Confirmer.

Payer un fournisseur

Ouvrez la facture et cliquez sur Enregistrer un paiement. Pour payer plusieurs factures à la fois, sélectionnez-les dans la liste et cliquez sur Actions ‣ Enregistrer un paiement.

Importer les relevés bancaires

Dans le tableau de bord Comptabilité, sur la carte de votre journal de banque, vous pouvez :

• connecter la banque pour une synchronisation automatique (si votre banque est prise en charge), ou
• cliquer sur Importer un fichier pour charger un relevé (CSV, OFX, CAMT…), ou
• saisir les lignes à la main.

Rapprocher

1. Sur la carte du journal de banque, cliquez sur Rapprocher.
2. Pour chaque ligne bancaire, iSuite propose la facture correspondante. Vérifiez-la et cliquez sur Valider.
3. Pour les frais bancaires ou d'autres lignes sans document, choisissez le bon compte, ou créez un modèle de rapprochement pour les traiter automatiquement la prochaine fois.