Antes de enviar su primera factura, dedique unos minutos a configurar bien la contabilidad.

Elegir la localización fiscal

1. Vaya a Contabilidad ‣ Ajustes ‣ Localización fiscal.
2. Seleccione el paquete de su país. Instala el plan de cuentas, los impuestos y los informes legales de ese país.
3. Haga clic en Guardar.

Plan de cuentas

Abra Contabilidad ‣ Configuración ‣ Plan de cuentas para ver todas las cuentas. Puede añadir una cuenta con Nuevo, pero evite eliminar cuentas que ya se han usado.

Impuestos

Abra Contabilidad ‣ Configuración ‣ Impuestos para comprobar los tipos. Cada impuesto indica si se usa en ventas, en compras o en ambas, y en qué cuenta se registra.

Diarios y cuentas bancarias

• Los diarios (ventas, compras, banco, efectivo, varios) agrupan sus asientos. Puede verlos en Configuración ‣ Diarios.
• Para añadir una cuenta bancaria, vaya a Configuración ‣ Cuentas bancarias o haga clic en Agregar una cuenta bancaria en el tablero de Contabilidad.

Ejercicio fiscal y saldos iniciales

Defina el cierre del ejercicio en Contabilidad ‣ Ajustes ‣ Periodos fiscales. Registre los saldos iniciales con un asiento del diario de operaciones varias con fecha del primer día del ejercicio.

Las facturas se pueden crear desde una orden de venta o directamente en Contabilidad.

Crear una factura

1. Vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas y haga clic en Nuevo.
2. Seleccione el cliente, la fecha de factura y los Términos de pago (por ejemplo 30 días).
3. Añada las líneas de factura: producto, cantidad, precio e impuesto.
4. Haga clic en Confirmar. La factura recibe su número oficial y ya no se puede modificar.

Enviar la factura

Haga clic en Enviar e imprimir. Puede enviar el PDF al cliente por correo, descargarlo o ambas cosas. El cliente también puede verla y pagarla desde el portal.

Registrar un pago

1. Cuando el cliente pague, abra la factura y haga clic en Registrar pago.
2. Elija el diario (banco o efectivo), el importe y la fecha.
3. Haga clic en Crear pago. La factura pasa a En proceso de pago y luego a Pagado cuando se concilia la línea bancaria.

Notas de crédito

Para anular total o parcialmente una factura confirmada, ábrala y haga clic en Nota de crédito. Indique un motivo y confirme. Nunca elimine una factura confirmada.

Seguimiento de facturas impagadas

Use Contabilidad ‣ Clientes ‣ Reportes de seguimiento (o el informe Cuentas por cobrar vencidas) para ver quién debe dinero y enviar recordatorios.

Registrar las facturas de proveedor y conciliarlas con sus extractos bancarios mantiene la contabilidad exacta.

Registrar una factura de proveedor

1. Vaya a Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Facturas.
2. Haga clic en Subir para cargar el PDF del proveedor, o en Nuevo para introducir la factura a mano.
3. Compruebe el proveedor, la fecha, la referencia de la factura, las líneas y los impuestos.
4. Haga clic en Confirmar.

Pagar a un proveedor

Abra la factura y haga clic en Registrar pago. Para pagar varias facturas a la vez, selecciónelas en la lista y haga clic en Acciones ‣ Registrar pago.

Importar extractos bancarios

En el tablero de Contabilidad, en la tarjeta de su diario de banco, puede:

• conectar el banco para una sincronización automática (si su banco es compatible), o
• hacer clic en Importar archivo para subir un extracto (CSV, OFX, CAMT…), o
• introducir las líneas a mano.

Conciliar

1. En la tarjeta del diario de banco, haga clic en Conciliar.
2. Para cada línea bancaria, iSuite propone la factura correspondiente. Compruébela y haga clic en Validar.
3. Para comisiones bancarias u otras líneas sin documento, elija la cuenta correcta, o cree un modelo de conciliación para tratarlas automáticamente la próxima vez.