Empleados
Empleados
El sistema de gestión de Recursos Humanos en la aplicación Odoo te permite gestionar perfectamente a tus empleados. Puedes acceder a un módulo separado para administrar la información de tus empleados. Este módulo es la mejor herramienta para crear y administrar los detalles y perfiles de los empleados de tu empresa.
Gestión de empleados
Configuración
Enriquecer los perfiles de los empleados con habilidades y currículums
Es posible enriquecer los perfiles de los empleados con información acerca de sus habilidades, así como su experiencia laboral y formación. Para ello, navega a la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Ajustes y activa la opción Gestión de habilidades:
Una vez activada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
A partir de ese momento, al navegar al detalle de un empleado desde la pantalla Empleados ‣ Empleados ‣ Empleados aparece una nueva pestaña llamada Currículum vitae donde se puede incluir toda la experiencia, formación y habilidades del empleado:
Establecer el calendario por defecto de los empleados
Para establecer el calendario por defecto de los empleados, navega a la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Ajustes, e informa el campo Horas laborales de la empresa:
Una vez informado el calendario, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
El calendario seleccionado será utilizado para calcular el tiempo asignado a las ausencias, partes de horas, etc.
Permitir a los empleados actualizar sus propios datos
Por defecto, si un usuario no tiene permisos en el módulo de recursos humanos, al tratar de actualizar información sobre su empleado en el sistema, recibirá el siguiente mensaje de error: Solo se le permite actualizar sus preferencias. Comuníquese con un oficial de recursos humanos para actualizar otra información.
Es posible habilitar la opción de edición de empleados para permitir que los empleados actualicen sus propios datos e información en Daeris. Para ello, navega a la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Ajustes, y activa la opción de Edición de empleados:
Una vez activada la opción, pulsa el botón Guardar de la pantalla de ajustes.
A partir de ese momento, los usuarios podrán actualizar sus propios datos de empleado, además de sus preferencias de usuario.
Configurar los lugares de trabajo de los empleados
Es posible configurar los lugares de trabajo de los empleados desde la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Lugares de trabajo. Aquí puedes ver y acceder a cada lugar de trabajo descrito en la plataforma junto con su ubicación, su dirección y la empresa asociada:
Al crear un nuevo lugar de trabajo, el sistema navegará a la pantalla de detalle, donde, además de la ubicación, la dirección y la empresa, dispones del número de la ubicación:
Crear un empleado de la compañía
Para crear un nuevo empleado, navega a la pantalla Empleados ‣ Empleados ‣ Empleados. En esta pantalla puedes visualizar todos los empleados dados de alta en la aplicación:
Cada uno de los empleados muestra, además del nombre, información acerca de su cargo y su disponibilidad actual (un círculo verde indica que el empleado se encuentra disponible):
Desde la pantalla de empleados puedes crear un nuevo empleado haciendo clic en el botón Crear. Esto te lleva a la pantalla de detalle del empleado, donde puedes proporcionar información detallada del empleado, como el nombre del empleado, el puesto de trabajo, las etiquetas, el número de teléfono móvil del trabajo, el número de teléfono del trabajo y el correo electrónico del trabajo. También podrás asignar la empresa y el departamento asociado con este empleado junto con los detalles del gerente e instructor. Además, también puedes adjuntar una fotografía del empleado en el espacio indicado.
Desde la pestaña de Información del trabajo puedes definir la información relacionada con el trabajo, como la ubicación, los aprobadores, o la información de calendario. Al asignar la ubicación de trabajo, la dirección de trabajo se asignará automáticamente. Además, es posible asignar los aprobadores necesarios para que el empleado respectivo apruebe sus asuencias y sus informes de gasto. Por último, se pueden definir los detalles del horario de trabajo, así como la zona horaria.
En la pestaña Información Privada se pueden definir los datos personales del empleado. Aquí puedes proporcionar los detalles de contacto privado, como la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono, el idioma y la distancia entre el hogar y el trabajo en kilómetros. La dirección aquí mencionada es la dirección privada del empleado y no es la que está vinculada a su empresa. Además, el estado civil y el número de dependientes se pueden definir junto con los detalles del contacto de emergencia y el número de teléfono de emergencia. Luego, puedes describir los detalles educativos, como el nivel de certificado, el campo de estudio y la escuela. Debajo de ciudadanía, puedes informar la nacionalidad, número de identificación, número de pasaporte, género, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento y país de nacimiento. Del mismo modo, se pueden definir los detalles del permiso de trabajo, como el número de visa, el número de permiso de trabajo, la fecha de vencimiento de la visa y la fecha de vencimiento del permiso de trabajo.
En la pestaña Configuración RRHH de la ventana de creación de empleados, debes completar los detalles que son datos requeridos para el departamento de recursos humanos de tu empresa. De modo que puedas describir los detalles del tipo de empleado, lo que será muy útil para categorizar a los empleados y también para ayudar a mantener el historial de contratos. Luego, se puede asignar el nombre de usuario relacionado para que el recurso administre su acceso. Se pueden describir los aspectos gerenciales e identificación de empleados para el registro de empleados, asistencia y operaciones de flota. En las descripciones de las hojas de horas, se puede definir la remuneración de los empleados basada en los aspectos horarios del funcionamiento del empleado. Además, se pueden asignar detalles de la sección de nómina, como contrato actual, puesto de trabajo, número de registro del empleado.
Además de estas pestañas descritas, también puedes ver varios botones en la parte superior de la ventana, como se destaca en la imagen a continuación:
Estado: Estado de conexión del usuario.
Contratos: Muestra los contratos del empleado, y al hacer clic, la aplicación navega a la pantalla de Contratos del empleado.
Ausencias restantes: Muestra el número de días de vacaciones restantes del empleado, y al hacer clic, la aplicación navega a la pantalla de ausencias del empleado.
Equipos: Muestra el número de equipos o dispositivos del empleado y al hacer clic, la aplicación navega a la pantalla de equipos del empleado.
Partes de Horas: Al hacer clic, la aplicación navega a los partes de horas informados por el empleado.
Asistencias: Indica si el empleado se encuentra disponible o no, y al hacer clic, la aplicación navega a la pantalla de Asistencias del empleado.
Horas trabajadas: Indica las horas trabajadas el mes pasado, y al hacer clic, la aplicación navega a la pantalla de asistencias del empleado del mes pasado.
Una vez completados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar. De esta manera, el nuevo empleado quedará dado de alta en la aplicación.
Imprimir la identificación de un empleado
Para imprimir la identificación de un empleado, navega a la pantalla Empleados ‣ Empleados ‣ Empleados, y accede al detalle del empleado. Asegúrate de que el empleado tiene informado el número de empleado desde la pestaña de Configuración RRHH:
Nota
Si el empleado no tiene informado el número de empleado, y quieres generar uno de forma automática, puedes hacerlo pulsando el enlace Generar ubicado al lado del ID de credencial del empleado.
Una vez revisada la información del número de empleado, pulsa el enlace Imprimir insignia:
La aplicación genera un documento en formato PDF con la credencial del empleado y lo descarga en el directorio de descargas configurado en el navegador:
Lanzar plan de actividades del empleado
La pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Planes contiene varios planes predefinidos. Desde esta pantalla, Daeris te brinda la posibilidad de incluir tanto las operaciones de incorporación como las de baja relacionadas con los empleados de tu empresa:
Mediante el botón Crear disponible en la ventana el sistema accederá a la pantalla de creación de un plan:
Debes proporcionar el nombre del plan y puedes asignar el tipo de actividad, el resumen, el responsable y el nombre haciendo clic en la opción Agregar línea. Al hacer clic en el botón Agregar línea, aparecerá una ventana emergente como se muestra en la imagen a continuación:
Desde esta ventana, puedes seleccionar las actividades predefinidas o crear una nueva usando los botones respectivos. Daeris te brinda la posibilidad de incluir más de una actividad en una sola planificación.
Una vez hayas configurado tus planes, navega al detalle de un empleado desde la pantalla Empleados ‣ Empleados ‣ Empleados y pulsa el botón Lanzar plan:
El sistema desplegará una ventana en donde se podrá seleccionar el plan de actividades a lanzar para el empleado:
Tras lanzar el plan, la aplicación generará las actividades relacionadas con dicho plan, y se podrán visualizar desde el apartado de chatter del empleado:
Nota
Para que sea posible lanzar el plan, tanto el empleado como su gerente, deben disponer de un usuario asociado en el campo Usuario relacionado de la pestaña Configuración RRHH.
Gestión de contratos
Configuración
Configurar los puestos de trabajo
En la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Puestos de trabajo es posible configurar varios puestos de trabajo:
En esta ventana, puedes ver todos los puestos de trabajo predefinidos junto con detalles como el puesto de trabajo, el departamento, el sitio web, el número actual de empleados, los nuevos empleados esperados, el total de empleados previstos, los empleados contratados, el estado, publicado y la empresa. Tienes la opción de ver y editar cada uno de estos puestos de trabajo configurados en detalle haciendo clic en el puesto de trabajo correspondiente.
Puedes configurar nuevos puestos de trabajo utilizando el botón Crear. El sistema navegará al formulario de creación de puesto de trabajo:
En esta ventana de creación de puestos de trabajo, puedes proporcionar el nombre del puesto de trabajo. Luego, en la pestaña Descripción del trabajo, puedes informar una descripción del trabajo personalizada. Además, la pestaña Contratación te permite introducir información relacionada con el proceso de selección para ese puesto de trabajo, en caso de haberlo.
Ver también
Una vez que completes todos los campos, puedes hacer clic en el botón Guardar para guardar los detalles.
Configurar los tipos de contrato
En la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Tipos de contrato es posible configurar los diferentes grupos de contribución de los contratos:
En esta ventana, puedes ver todos los tipos de contrato predefinidos. Tienes la opción de ver y editar cada uno de estos tipos de contrato configurados en detalle haciendo clic en el tipo de contrato correspondiente.
Puedes configurar nuevos tipos de contrato utilizando el botón Crear. El sistema navegará al formulario de creación de tipos de contrato, donde podrás informar el nombre:
Una vez que completada la información, puedes hacer clic en el botón Guardar para guardar los detalles.
Configurar los motivos de salida de los empleados
En la pantalla Empleados ‣ Configuración ‣ Motivos de salida es posible definir varios motivos de salida. Aquí se mostrarán todos los motivos de salida predefinidos en un formato de lista. También puedes crear nuevos motivos de salida en la misma ventana haciendo clic en el botón Crear.
Crear un contrato de empleado
Para crear un nuevo contrato de empleado, navega a la pantalla Empleados ‣ Empleados ‣ Contratos. En esta pantalla puedes visualizar todos los empleados dados de alta en la aplicación, junto con sus contratos asociados:
En el listado puedes encontrar información acerca del nombre del empleado, la fecha de contratación, el nombre del contrato, la fecha de inicio del contrato, el estado, y el número de contratos asociados.
Al acceder al detalle de un empleado, puedes crear un nuevo contrato haciendo clic en el botón Crear:
Esto te lleva a la pantalla de detalle del contrato. En esta ventana, puedes proporcionar la referencia del contrato y el nombre del empleado. El campo fecha de inicio del contrato se asignará automáticamente, y también puedes informar la fecha de finalización del contrato y el tipo de estructura salarial. El tipo de estructura salarial considerará cómo se paga a un empleado con la organización o empresa. Después de asignar la estructura salarial, puedes informar el horario de trabajo, el departamento, el puesto de trabajo, el tipo de contrato, y el responsable de recursos humanos. Este responsable de recursos humanos es la persona responsable de validar el contrato de los empleados.
En la pestaña Detalles del contrato, debes completar la cuenta analítica, y el diario de salarios. También puedes informar notas, si las hubiere.
En la pestaña Información del salario, puedes completar los detalles del salario, como el salario en efectivo, el salario en especie, los datos complementarios y el precio de los elementos extra:
Una vez completados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar. De esta manera, el nuevo contrato quedará dado de alta en la aplicación.
El contrato del empleado podrá ser cambiado de estado mediante la barra ubicada en la parte superior del formulario:
De esta manera será posible cambiar el estado del contrato a En proceso, cuando el contrato esté vigente, a Vencido cuando el contrato haya finalizado, o a Cancelado, cuando el contrato decida ser cancelado.
Gestión de departamentos
Crear un departamento de la compañía
Para crear un nuevo departamento, navega a la pantalla Empleados ‣ Departamentos. En esta pantalla puedes visualizar todos los departamentos dados de alta en la aplicación:
Cada uno de los departamentos muestra, además del nombre, un botón para consultar los empleados del departamento, e información acerca de las ausencias, solicitantes de trabajo e informes de gastos del mismo:
Desde la pantalla de departamentos puedes crear un nuevo departamento haciendo clic en el botón Crear. Esto te lleva a la pantalla de detalle del departamento, en donde dispones de la siguiente información:
Los campos disponibles son los siguientes:
Nombre de departamento: Nombre del nuevo departamento creado.
Gerente: Empleado responsable del departamento.
Departamento padre: Permite informar una jerarquía de departamentos en la compañía.
Empresas: Empresa asociada al departamento.
Una vez completados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar. De esta manera, el nuevo departamento quedará dado de alta en la aplicación.
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Sistema de gestión de préstamos
Sistema de gestión de préstamos
¡Una forma sencilla de administrar préstamos para empleados en Odoo!
Contenido
II.2. Configuración de préstamos en Odoo. 4
II- Solicitud de préstamo para empleados. 6
III- Aprobación de solicitudes de préstamos. 10
IV. Desembolso del préstamo (para la contabilidad) 12
VI- Verificación de documentos. 14
VII- Aplazamiento del préstamo de empleados. 14
VIII. Cancelación de préstamo en estado "APROBADO". 17
IX. Cancelación de préstamo en estado "HECHO". 17
XI. Descuento de préstamo en la nomina. 19
XIII- Formulario de solicitud de Prestamo. 21
I. INTRODUCCIÓN
De allí que muchas empresas se preguntan sobre la forma adecuada de gestionar esa ayuda económica y asegurar la recuperación del dinero correspondiente.
El sistema de gestión de préstamo de Odoo facilita el trabajo de los gerentes de RRHH y directores de finanzas en la administración de los datos financieros y las solicitudes de préstamos de los empleados.
El sistema proporciona una funcionalidad completa para que los empleados soliciten ellos mismos los préstamos o adelantos salariales y lo envían a la aprobación. Tras dos niveles de aprobaciónes, el préstamo puede ser desembolsado y contabilizado. A lo largo del tiempo, las cuotas se envian a la nómina de forma automática para ser procesado, pagado y contabilizado. pero existe la opción para el empleado pueda solicitar un aplazamiento de la cuota del mes en curso.
El sistema ayuda a los usuarios a mejorar la actividad, la eficiencia y la transparencia para brindar un mejor servicio a los empleados.
CARACTERISTICAS
1. configuraciones simplificadas de la política de gestión de los préstamos y de los perfiles de usuarios
2. seguimiento de los préstamos vigentes, las solicitudes aprobadas, canceladas y rechazadas desde el panel de control
3. posibilidad de solicitar un período de gracia, aprobar o rechazar dicha solicitud
4. posibilidad de liquidación definitiva de la deuda: En caso de terminación del contrato, el administrador podrá hacer la liquidación definitiva de las cuotas pendientes.
5. Posibilidad de consultar diversos reportes
II. FLUJO DE PROCESO
II.1 Flujo de proceso
II.2 Flujo de aprobaciones
Empleado: solo puede generar y enviar una solicitud de préstamo
gerente de departamento de RR.HH : para validar el préstamo
Finanza o administrador: para confirmar el préstamo
Contable: para desembolsar y contabilizar el préstamo
Cada rol puede ser otorgado a uno o varias personas.
II.2. Configuración de préstamos en Odoo
Ajustes de Prestamos:
En la configuración, vaya a la sección "Ajuste de prestamos" y defina los parámetros siguientes:
- el periodo predeterminado para el inicio de pago de las cuotas.
- el plazo límite para la solicitud de un periodo de gracia
- el diario de asientos de prestamos
- permitir múltiples prestamos por empleado.
Categoria de Solicitantes
I.3 - Vaya al backend de Odoo y haga clic en el menú "Empleados". > Después de eso, haga clic en la pestaña "Préstamo para empleados".
Aquí podemos definir una categoría de solicitante diferente para el préstamo
Tipos de requerimientos
Este maestro permite al usuario enumerar diferentes nombres de documentos que la empresa puede aceptar como condición mínima para acceder al préstamo, independientemente de los tipos de préstamos. Estos documentos estarán vinculados a los tipos de préstamos para definir documentos obligatorios / no obligatorios.
Tipos de prestamos
En general existe 2 tipos de préstamos:
Adelantes salariales: Un adelanto se pide cuando el trabajador quiere tener parte de su sueldo y/o beneficios cuando aún no se ha cumplido la fecha de pago. En ese caso, llegada la fecha de pago se descontará el íntegro del monto adelantado. Simplemente en la fecha de pago recibirá menos dinero.
Prestamos: El préstamo, en cambio, se da cuando el empleador brinda dinero y programa el pago en un calendario que se extiende en un periodo igual o superior a dos meses. A manera de consejo, Calque señalar que el trabajador no debería pedir un monto que se exceda del 25% del sueldo neto.
En el menú Tipo de préstamo se puede crear varios tipos de préstamos y también asignar montos mínimos y máximos, términos mínimos y máximos, documentos requeridos, también asignar categorías de solicitante para el préstamo. También se puede configurar la cuenta de débito / crédito para los asientos contables.
Además, puede establecer términos y condiciones por tipo de préstamo.
II- Solicitud de préstamo para empleados
- Vaya al backend de Odoo y haga clic en el menú "Empleados".
- Después de eso, haga clic en la pestaña "Préstamos " y seleccione "Préstamos para empleados".
- Al hacer clic en el botón "Crear", Defina el nombre del empleado, el tipo de préstamo, el importe solicitado y el calendario de pago del préstamo.
- Sube los documentos requeridos que serán verificados por el administrador más adelante.
- Envíe la solicitud cliqueando en el botón “enviar”, lo que cambiará el estado de la solicitud de "Borrador" a "Esperando aprobación".
Formulario de solicitud
Indicar el motivo:
Verificar si se requiere documentos
Sube los documentos requeridos que serán verificados por el administrador más adelante.
También el formulario de solicitud se puede acceder desde el tablero
También se puede acceder al formulario desde el botón inteligente “prestamos” del perfil de empleado
6. Aquí, puede consultar la lista de todos los préstamos de los empleados con sus estados respectivos (borrador, en espera de aprobación, aprobado y hecho) y otra información relacionada.
1. El tablero es muy intuitivo, ya que supervisa todos los estados de los préstamos, y da acceso directo a ellos
III- Aprobación de solicitudes de préstamos
III.1. Como gerente de departamento, haga clic en el botón "Aprobación del departamento" para cambiar el estado de "Esperando aprobación" a "Aprobado por el departamento".
Si el gerente del departamento rechaza el préstamo del empleado haciendo clic en el botón "Rechazado", aparecerá una ventana emergente donde el gerente del departamento puede definir el motivo del rechazo del préstamo. Una vez hecho esto, "guarde" la información.
III.2. Como director de finanza o administrador, haga clic en el botón "Aprobado" para cambiar el estado de "Aprobado por el departamento" a "Aprobado".
Si el gerente de finanza o administrador rechaza el préstamo del empleado haciendo clic en el botón "Rechazado", aparecerá una ventana emergente donde el gerente de administración puede definir el motivo del rechazo del préstamo. Una vez hecho esto, "guarde" la información.
III.3. Una vez que se aprueba el préstamo, se generan las Cuotas.
También se fija la fecha de inicio de los pagos, a la espera de la nómina del período.
Al hacer clic en el botón inteligente de Cuotas, puede acceder a los detalles del Cuotas.
Lista de Cuotas con sus respectivos estados (pendiente de pago, pendiente de aplazamiento, aplazado y pagado).
IV. Desembolso del préstamo (para la contabilidad)
El botón de desembolso le permitirá a la contabilidad crear un asiento contable que permitirá al cajero conciliar la transacción de desembolso del préstamo.
El botón de desembolso generará un asiento contable de la siguiente manera
Al hacer clic en el botón inteligente “Asiento Contable, accedemos a la entrada de diario que se puede editar antes de publicarla manualmente.
V. PRESTAMO COMPLETADO
Se requiere el botón de PRESTAMO COMLETADO cuando todas las cuotas están PAGADAS
Una vez hecho clic, el botón verificará esta condición (todas las cuotas están PAGADAS) antes de completar el préstamo
Por defecto, el sistema cierra automáticamente cada expediente que tiene todas las cutas pagadas.
VI- Verificación de documentos
Durante el proceso de validación de la solicitud de préstamo, Si se requiere verificación de documentos, recibirá esta alerta
Primero abra la pestaña Documento en el formulario de solicitud de préstamo
Verifique cada documento revisando el archivo adjunto publicado por el empleado. Si está bien, haga clic como se indica a continuación
Aprobar cada documento como se indica a continuación
VII- Aplazamiento del préstamo de empleados
El empleado puede solicitar el aplazamiento de cuota durante un mes especificado y pagarlo el próximo mes.
formulario de cuotas
Se abrirán las ventanas emergentes donde puede indicar el motivo para posponer la cuota,
Guarda el mensaje
Generar solicitud de aplazamiento de cuotas
Solo el mismo empleado puede solicitar este aplazamiento. Sin embargo, en el flujo actual de iSuite, los empleados no suelen tener acceso al sistema. Ellos solicitaran dicho aplazamiento al usuario de RRHH habilitado de estos privilegios.
El perfil habilitado para registrar solicitudes de aplazamiento de cuotas a nombre del solicitante es “Accounting (loan)”
Unavez solicitado, solo el administrador puede validar o rechazar dicha solicitud de aplazamiento
Admin Control(Cuotas)
Admin Control(Aplazamiento de cuotas)
VIII. Cancelación de préstamo en estado "APROBADO"
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Solo el grupo Contabilidad (Prestamo) accederá a este botón. |
No se recomienda cancelar prestamos que ya tienen cuotas pagadas. En su lugar cancelar las cuotas pendientes, o cancelar la nomina que mantiene la cuota pagada.
IX. Cancelación de préstamo en estado "HECHO"
En estado “HECHO”, el sistema no admite la anulación de prestamo, pero tiene la opción de volver un paso atrás con el botón “RESTABLECER A APROBADO”. Esto puede ser útil en caso de anulación de una nomina que anteriormente ya fue validada y cerrada. Si el sistema mantiene el prestamo en estado HECHO, impidiendo asi el reproceso de la deducción automática en la nueva nomina que se va a generer, restablecer a Aprobado puede solucionar el problema.
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Solo el grupo Contabilidad (Prestamo) accederá a este botón. |
X. Cancelación de cuotas.
Puede suceder que un empleado deje la Compañía sin haber pagado todas las cuotas pendientes.
El administrador debe encontrar la manera de liquidar definitivamente la deuda, cancelando las cuotas pendientes, uno por uno, con un motivo requerido.
Formulario de cuotas
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Solo el grupo Contabilidad (Prestamo) accederá a este botón. |
XI. Descuento de préstamo en la nomina
El módulo de préstamos deducirá cada cuota automáticamente de la nómina, como se muestra a continuación.
el estado de la línea de préstamo se paga una vez que el recibo de pago está "hecho"
Una vez que se paga la cuota, su estado cambia a "PAGADO" y la cuota también se refleja en el recibo de pago.
XII. Estado de cuotas
El estado de cada cuota se puede ver abriendo el botón inteligente “cuotas” en el formulario de cada préstamo. El uso de filtros puede ayudar a afinar la búsqueda.
Cada cuota pagada da la informacion de la nomina asociada
XIII- Formulario de solicitud de Prestamo
Consejo de lectura: Si encuentra que falta algo, infórmenos, ya que es posible que el documento no esté
actualizado después de cambios en el código!
App Released version 1.1.0 (Released in June 2021)